Un outil, 85 postes, zéro candidat perdu : comment MARTENS & PRAHL Gruppe a repensé son recrutement avec JOIN

At a Glance

Un groupe d’assurance familial qui recrute de manière centralisée pour plus de 90 bureaux indépendants depuis 1898

Fondée en 1898 à Lübeck, MARTENS & PRAHL est l’un des cinq plus grands courtiers en assurance d’Allemagne. Élue « Meilleur prestataire de services pour les PME » dans la catégorie courtiers en assurance par la WirtschaftsWoche pendant huit années consécutives, le groupe opère comme marque ombrelle pour plus de 90 courtiers indépendants, génère un chiffre d’affaires annuel d’environ 100 millions d’euros et reste fidèle à ses racines d’entreprise familiale hanséatique.

C’est précisément cette structure qui rend le recrutement véritablement complexe. Avec plus de 1 000 collaborateurs répartis dans plus de 90 bureaux partenaires à travers l’Allemagne, le recrutement est piloté de manière centralisée depuis le siège de Lübeck, mais chaque courtier conserve sa propre identité, ses propres responsables du recrutement et ses propres besoins en recrutement. Donner à chaque entreprise partenaire une visibilité sur ses propres offres, sans que personne ne voie ce qu’il ne devrait pas, n’est pas qu’un défi opérationnel. Dans un secteur fondé sur la confiance et la discrétion, c’est une exigence absolue.

Avant JOIN, les profils des candidats étaient transmis par e-mail, les offres d’emploi passaient par un prestataire externe (lent et coûteux) et, une fois qu’un profil avait quitté la boîte de réception de Josephine, il disparaissait. Aujourd’hui, MARTENS & PRAHL gère l’intégralité de son recrutement via JOIN : 77 utilisateurs, 164 offres créées et près de 2 000 candidatures traitées.

Le défi

Les outils de recrutement qui travaillaient contre eux

Lorsque Josephine a rejoint MARTENS & PRAHL il y a deux ans, l’équipe de recrutement fonctionnait déjà comme un partenaire RH interne : elle gérait chaque étape du processus de recrutement de manière centralisée, tandis que les entretiens se déroulaient en personne dans les entreprises partenaires réparties à travers l’Allemagne. Avec 85 postes ouverts en une seule année et des responsables du recrutement allant de dirigeants d’entreprises familiales à la troisième génération jusqu’à des experts hautement spécialisés, maintenir tout le monde aligné représentait un vrai défi.

Pendant longtemps, les outils n’ont fait qu’aggraver les choses.

• Le partage de candidats par e-mail rendait la gestion de la protection des données plus difficile
  Every time a candidate applied, their profile was emailed to the relevant hiring manager, which made it difficult to maintain consistent access controls, auditability, and oversight of where personal data ended up, especially with GDPR compliance in mind.

• Dépendre d’un prestataire externe signifiait qu’une semaine s’écoulait avant la mise en ligne de chaque offre
  Publier une offre supposait de briefer un prestataire externe, d’attendre une confirmation et de relancer en cas de problème. Un processus qui aurait dû prendre quelques minutes en prenait presque une semaine entière, et chaque jour de retard était un jour de plus pendant lequel le bon candidat pouvait avoir accepté un autre poste.

• Une fois un profil transmis, l’équipe centrale n’avait plus aucune visibilité sur la suite
  Après avoir envoyé un profil à un responsable du recrutement, toute visibilité s’arrêtait net. Impossible de savoir si l’e-mail avait été lu, si un retour allait arriver, ni depuis combien de temps quelqu’un attendait. « On avait envoyé l’e-mail, et c’était tout », explique Josephine. Le processus ne s’effondrait pas de façon spectaculaire. Il s’éteignait simplement en silence.

• Sans contrôles d’accès, les responsables du recrutement pouvaient voir des candidats d’autres entreprises
  Sans permissions basées sur les rôles, un responsable du recrutement à Munich pouvait théoriquement consulter des candidatures destinées à un poste à Lübeck. Pour un groupe d’entreprises indépendantes partageant une même fonction recrutement, c’était un vrai problème de confiance et un risque de conformité.

• Suivre les candidats dans Excel, c’était risquer de perdre un recrutement à cause d’une ligne oubliée
  Sans ATS digne de ce nom, la gestion des candidatures vivait dans des tableurs. Les tableurs n’envoient pas de rappels. Ils ne signalent pas quand quelqu’un attend depuis trop longtemps. « Le plus grand problème avec Excel, c’est la peur d’oublier quelqu’un en sautant une ligne, de perdre un candidat. Avec JOIN, ça ne peut pratiquement plus arriver. »

La solution

Un seul outil. Chaque étape du recrutement, enfin connectée.

La responsable de Josephine a découvert JOIN lors d’un salon professionnel et lui en a confié l’évaluation. Josephine a créé un compte, publié quelques offres ouvertes et conduit un processus de recrutement complet de bout en bout. « JOIN est assez intuitif. Alors j’ai simplement essayé. Et ça a fonctionné. »

Après un an de pilote au niveau du siège, le déploiement s’est déroulé sans accroc. Un guide pour les responsables du recrutement, une annonce à l’ensemble du groupe et une courte réunion prise en charge par l’équipe marketing. Pour ceux qui avaient besoin d’un accompagnement supplémentaire, Josephine proposait une présentation par partage d’écran.

• Les accès basés sur les rôles garantissent la confidentialité des candidats de chaque entreprise et la conformité
  Avec la gestion du Pipeline de JOIN, toutes les candidatures arrivent dans une vue centralisée et les responsables du recrutement ne voient que les offres qui leur sont attribuées. Les accès basés sur les rôles via la fonctionnalité Équipe de recrutement de JOIN a entièrement remplacé la chaîne d’e-mails, éliminant toute exposition des données et le risque de confidentialité entre entreprises en une seule opération.

• La publication en autonomie réduit le délai de mise en ligne d’une semaine à cinq minutes
  Ce qui nécessitait autrefois un prestataire externe prend désormais environ cinq minutes. Josephine publie une offre directement dans JOIN, celle-ci se synchronise automatiquement avec les sites web des entreprises et est diffusée simultanément sur les sites d’emploi connectés. Les premières candidatures arrivent maintenant le jour même ou le lendemain, contre un délai d’une semaine auparavant.

• La visibilité en temps réel sur le Pipeline rend le SLA de réponse de 5 jours applicable
  Chaque personne ayant accès à une offre peut désormais voir à quelle étape se trouve chaque candidat, quelles notes ont été ajoutées et si un retour est en retard. Pour la première fois, l’équipe de Josephine pouvait tenir les responsables du recrutement à un engagement de réponse sous cinq jours ouvrés. « Si un responsable n’a pas répondu, je l’appelle directement. Ça raccourcit énormément tout le processus, pour les candidats aussi. »

• Les fiches d’evaluation donnent à chaque responsable du recrutement un cadre clair et éliminent les approximations dans les décisions
  Pour Josephine, ce sont les fiches d’evaluation qui font la plus grande différence au quotidien. « Les Scorecards me donnent une structure. Je sais quelles informations il me manque encore, et je peux les formuler clairement pour le responsable du recrutement. Il lit et a tout ce dont il a besoin. » Dans un groupe où les entretiens se déroulent dans des entreprises partenaires que Josephine ne visite jamais, disposer d’un cadre d’évaluation standardisé garantit que les décisions reposent sur des éléments comparables, et non sur la recommandation la plus convaincante.

• Les questions éliminatoires permettent de gérer les offres à fort volume avant qu’elles ne deviennent ingérables
  Pour les offres qui génèrent de nombreuses candidatures, les questions éliminatoires filtrent les candidats avant qu’ils n’atteignent l’étape de revue. Quand l’équipe comptable interne a eu besoin de recruter trois comptables en urgence, la combinaison des questions éliminatoires et du pipeline visuel a maintenu le processus structuré du début à la fin. Les trois postes ont été pourvus.

« Quand notre recruteuse la plus expérimentée, quelqu’un qui a fait du headhunting, a vu JOIN et dit “Wow, on peut faire tout ça dans un seul outil ?”, j’ai su qu’on était sur la bonne voie. »

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Les résultats

Un an plus tard : 25 recrutements, une conformité totale et zéro candidat perdu

Le risque de conformité a disparu. Le prestataire externe a disparu. L’incertitude sur ce qui arrive à une candidature après réception a disparu. À leur place : une seule plateforme, 77 utilisateurs actifs et une équipe qui sait exactement où en est chaque recrutement.

1. Les offres sont en ligne en quelques minutes, et non plus en quelques jours : Ce qui prenait presque une semaine ne prend plus qu’environ cinq minutes, avec synchronisation automatique sur les sites web des entreprises et les sites d’emploi.
   
2. Les premières candidatures arrivent le jour même ou le lendemain : Un délai de publication plus court signifie que le cycle de recrutement démarre plus tôt, et que les bons candidats postulent avant d’avoir avancé ailleurs.
   
3. 25 recrutements finalisés via JOIN la première année complète : Environ un recrutement sur trois pour 85 postes ouverts est passé par JOIN, dans une année où l’équipe était encore en train d’embarquer les entreprises partenaires.
   
4. Conformité RGPD totale pour un groupe de plus de 1 000 personnes : Les contrôles d’accès basés sur les rôles ont remplacé la transmission par e-mail, résolvant le risque de conformité qui s’était silencieusement accumulé.
   
5. SLA de réponse aux candidats de 5 jours ouvrés respecté pour la première fois : « Les candidats reçoivent bien plus d’informations sur leur situation. Ça ne disparaît plus dans le néant. »

« Si JOIN disparaissait demain, on aurait un vrai problème. Toute notre gestion des offres et des candidatures passe par là. On devrait tout reprendre de zéro. »

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Au-delà des chiffres, quelque chose de plus discret a changé. Des responsables du recrutement qui résistaient au changement au départ utilisent désormais JOIN parce que cela leur fait gagner du temps à eux aussi. « Quand ça simplifie vraiment leur quotidien, il n’y a pas beaucoup de raisons de ne pas l’utiliser », dit Josephine.

Dans la perspective de l’avenir, MARTENS & PRAHL a déjà étendu sa configuration avec une connexion au calendrier Outlook, offrant à l’équipe un flux de travail plus fluide entre la planification des entretiens et leurs outils existants. Mais la raison principale pour laquelle ils restent, c’est la relation avec l’équipe JOIN. « L’équipe de JOIN écoute vraiment. On peut dire “cette fonctionnalité serait super” et quelqu’un y travaille effectivement. Ça compte pour nous. »

« Centralisé, simple à utiliser, clair et qui fait gagner du temps. »

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Vous souhaitez apporter la même structure et visibilité à votre processus de recrutement ?