Ein Tool, 85 Stellen, keine verlorenen Kandidat:innen: Wie die MARTENS & PRAHL Gruppe ihr Recruiting mit JOIN neu aufgestellt hat

Auf einen Blick

Ein familiengeführtes Versicherungsunternehmen, das seit 1898 zentral für über 90 unabhängige Büros rekrutiert

Die MARTENS & PRAHL Gruppe wurde 1898 in Lübeck gegründet und zählt zu den fünf größten Versicherungsmaklern Deutschlands. Acht Jahre in Folge wurde das Unternehmen von der WirtschaftsWoche zum „Besten Mittelstandsdienstleister” in der Kategorie Versicherungsmakler gewählt. Die Gruppe fungiert als Dachmarke für mehr als 90 unabhängige Maklerunternehmen, erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 100 Millionen Euro und bleibt dabei ihren Wurzeln als hanseatisches Familienunternehmen treu.

Genau diese Struktur macht das Recruiting besonders komplex. Mit über 1.000 Mitarbeitenden in mehr als 90 Partnerbüros deutschlandweit wird der Einstellungsprozess zentral von der Lübecker Holding gesteuert, aber jedes Maklerunternehmen behält seine eigene Identität, seine eigenen Hiring Manager und seinen eigenen Personalbedarf. Den einzelnen Partnerunternehmen Einblick in ihre eigenen Stellen zu geben, ohne dass sie Inhalte anderer Unternehmen sehen können, ist nicht nur eine organisatorische Herausforderung. In einer Branche, die auf Vertrauen und Diskretion aufgebaut ist, ist es ein absolutes Muss.

Vor JOIN wurden Kandidat:innen per E-Mail weitergeleitet. Stellenausschreibungen liefen über eine externe Agentur, was langsam und kostspielig ist. Und sobald ein Profil Josephines Posteingang verlassen hatte, war es wie vom Erdboden verschwunden. Heute wickelt MARTENS & PRAHL das gesamte Recruiting über JOIN ab: 77 Nutzer:innen, 164 erstellte Jobs und knapp 2.000 verwaltete Bewerbungen.

Die Herausforderung

Die Recruiting-Tools, die gegen sie arbeiteten

Als Josephine vor zwei Jahren zu MARTENS & PRAHL kam, funktionierte das Recruiting-Team bereits als interner HR Business Partner: Es koordinierte jeden Schritt des Einstellungsprozesses zentral, während Interviews persönlich bei Partnerunternehmen in ganz Deutschland stattfanden. Mit 85 offenen Stellen in einem einzigen Jahr und Hiring Managern, die von Unternehmern in der dritten Generation bis hin zu hochspezialisierten Fachkräften reichten, war es echte Arbeit, alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Die damaligen Tools machten es nicht leichter, sondern sie erschwerten es vielmehr.

• Der E-Mail-basierte Austausch von Kandidat:innenprofilen erschwerte die Verwaltung des Datenschutzes
  Jedes Mal, wenn sich eine Person bewarb, wurde ihr Profil per E-Mail an den zuständigen Hiring Manager weitergeleitet. Das machte es schwierig, konsistente Zugriffsrechte, eine lückenlose Nachverfolgung und die Kontrolle darüber aufrechtzuerhalten, wo personenbezogene Daten landeten, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO-Compliance.

• Die Abhängigkeit von einem externen Anbieter bedeutete: Jede Stellenanzeige brauchte eine Woche bis zur Veröffentlichung
  Eine Stelle zu veröffentlichen erforderte ein Briefing des externen Dienstleisters, das Abwarten einer Bestätigung und Nachfassen bei Problemen. Ein Prozess, der Minuten hätte dauern sollen, zog sich fast eine Woche hin, und jeder Verzugstag war ein Tag, an dem die geeignete Person möglicherweise zu einem anderen Arbeitgeber wechselte.

• Sobald ein Profil weitergeleitet war, hatte das zentrale Team keinen Überblick mehr
  Nach der Weiterleitung eines Kandidat:innenprofils an eine Führungskraft endete die Sichtbarkeit vollständig. Es gab keinen Weg zu erfahren, ob die E-Mail gelesen worden war, ob Feedback zu erwarten war oder wie lange jemand schon wartete. „Wir hatten die E-Mail verschickt, und das war’s”, erklärt Josephine. Der Prozess brach nicht dramatisch zusammen. Doch es war einfach unübersichtlich.

• Ohne Zugriffskontrollen konnten Hiring Manager Kandidat:innen anderer Unternehmen sehen
  Ohne rollenbasierte Berechtigungen konnte eine Führungskraft in München theoretisch Bewerbungen einsehen, die für eine Stelle in Lübeck bestimmt waren. Für eine Gruppe unabhängiger Unternehmen, die eine gemeinsame Recruiting-Funktion nutzen, war das sowohl ein ernstes Vertrauensproblem als auch ein Compliance-Risiko.

• Verwaltung von Kandidat:innen in Excel: Eine übersprungene Zeile konnte eine verpasste Einstellung bedeuten
  Ohne ein richtiges Bewerbermanagementsystem lebte die Verwaltung von Kandidat:innen in Spreadsheets. Tabellen senden keine Erinnerungen. Sie schlagen nicht an, wenn jemand zu lange wartet. „Das größte Problem mit Excel ist die Angst, jemanden zu vergessen, eine Zeile zu überspringen, eine:n Kandidat:in zu verlieren. Mit JOIN kann das praktisch nicht passieren.”

Die Lösung

Ein Tool. Jeder Schritt im Recruiting, endlich vernetzt.

Josephines Vorgesetzte entdeckte JOIN auf einer Messe und gab die Evaluierung an sie weiter. Josephine erstellte einen Account, veröffentlichte einige offene Stellen und führte einen vollständigen Einstellungsprozess von Anfang bis Ende durch. „JOIN ist eigentlich selbsterklärend. Also habe ich es einfach ausprobiert. Und es hat funktioniert.”

Nach einem Jahr Pilotphase auf Holding-Ebene verlief der Roll-out unkompliziert: ein Handbuch für Hiring Manager, eine gruppenweite Ankündigung und ein kurzes Briefing durch das Marketing-Team. Wer mehr Unterstützung benötigte, konnte eine persönliche Einführung per Bildschirmfreigabe mit Josephine vereinbaren.

• Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass Kandidat:innen jedes Unternehmens privat und konform bleiben
  Mit dem Pipeline-Management von JOIN laufen alle Bewerbungen in einer zentralen Ansicht zusammen, und Hiring Manager sehen ausschließlich die Stellen, die zu ihnen gehören. Rollenbasierte Zugriffsrechte über die Hiring-Team-Funktion von JOIN ersetzte die E-Mail-Kette vollständig und beseitigte so Datenschutzrisiken sowie das unternehmensübergreifende Datenschutzrisiko auf einen Schlag.

• Selbständige Stellenveröffentlichung: Von einer Woche auf fünf Minuten
  Was früher einen externen Dienstleister erforderte, dauert jetzt etwa fünf Minuten. Josephine erstellt eine Stelle direkt in JOIN, sie synchronisiert sich automatisch mit den Unternehmenswebsites und wird gleichzeitig auf den verbundenen Jobbörsen veröffentlicht. Die ersten Bewerbungen treffen jetzt am selben oder am nächsten Tag ein, statt nach der vorherigen Wartezeit von einer Woche.

• Echtzeit-Pipeline-Transparenz macht eine Kandidat:innen-SLA von 5 Werktagen durchsetzbar
  Jede Person mit Zugriff auf eine Stelle sieht jetzt, in welcher Phase sich jede:r Kandidat:in befindet, welche Notizen hinzugefügt wurden und ob Feedback überfällig ist. Zum ersten Mal konnte Josephines Team Hiring Manager die Verpflichtung zur Rückmeldung innerhalb von fünf Werktagen umsetzen. „Wenn eine Führungskraft nicht geantwortet hat, rufe ich direkt an. Das verkürzt den gesamten Prozess erheblich, auch für die Kandidat:innen.”

• Scorecards geben jedem Hiring Manager einen klaren Rahmen und nehmen das Rätselraten aus Entscheidungen
  Persönlich machen die Scorecards für Josephine den größten Unterschied im Alltag. „Scorecards geben mir Struktur. Ich weiß, welche Informationen mir noch fehlen, und kann sie übersichtlich für die Führungskraft zusammenstellen. Die liest es und hat alles, was sie braucht.” In einer Gruppe, in der Interviews in Partnerbüros stattfinden, die Josephine nie besucht, sorgt ein standardisierter Bewertungsrahmen dafür, dass Entscheidungen auf vergleichbarer Grundlage getroffen werden und nicht auf Basis der überzeugendsten Einschätzung.

• Screening-Fragen halten hohes Bewerbungsvolumen beherrschbar, bevor es unüberschaubar wird
  Für Stellen mit vielen Bewerbungen filtern Screening-Fragen Kandidat:innen heraus, bevor sie in die Prüfungsphase gelangen. Als das interne Buchhaltungsteam dringend drei Buchhalter:innen einstellen musste, hielt die Kombination aus Screening-Fragen und der visuellen Pipeline den Prozess durchgehend strukturiert. Alle drei Stellen wurden besetzt.

„Als unsere erfahrenste Recruiterin, jemand, der Headhunting gemacht hat, JOIN sah und sagte: ‚Wow, das können wir alles in einem Tool machen?’ Da wusste ich, dass wir auf dem richtigen Weg sind.”

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Die Ergebnisse

Ein Jahr später: 25 Einstellungen, volle Compliance und keine verlorenen Kandidat:innen

Das Compliance-Risiko ist beseitigt. Der externe Anbieter ist Geschichte. Das Rätselraten darüber, was mit einer Bewerbung nach dem Eingang passiert, gehört der Vergangenheit an. An ihrer Stelle: eine einzige Plattform, 77 aktive Nutzer:innen und ein Team, das jederzeit genau weiß, wo jede Einstellung steht.

1. Stellenausschreibungen gehen in Minuten live, nicht in Tagen: Was früher fast eine Woche dauerte, dauert jetzt etwa fünf Minuten, inklusive automatischer Synchronisierung mit Unternehmenswebsites und Jobbörsen.
   
2. Erste Bewerbungen am selben oder nächsten Tag (vorher ~1 Woche): Kürzere Veröffentlichungszeiten bedeuten einen früheren Start des Einstellungszyklus, und die richtigen Kandidat:innen bewerben sich, bevor sie sich anderweitig entschieden haben.
   
3. 25 Einstellungen über JOIN im ersten vollständigen Jahr: Rund jede dritte Einstellung bei 85 offenen Stellen kam über JOIN, in einem Jahr, in dem das Team noch dabei war, Partnerunternehmen einzubinden.
   
4. Vollständige DSGVO–Konformität in einer Gruppe mit über 1.000 Mitarbeitenden: Rollenbasierte Zugriffskontrollen ersetzen die E-Mail-Weiterleitung und beseitigen das Compliance-Risiko, das sich still aufgebaut hatte.
   
5. Kandidat:innen-SLA von 5 Werktagen zum ersten Mal durchgesetzt: „Kandidat:innen erhalten deutlich mehr Informationen darüber, wo sie stehen. Es verschwindet nicht einfach im Nichts.”

„Wenn JOIN morgen verschwinden würde, hätten wir ein echtes Problem. Unser gesamtes Stellen- und Bewerbungsmanagement läuft darüber. Wir müssten von vorne anfangen.”

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

Jenseits der Zahlen hat sich noch etwas verändert. Hiring Manager, die sich zunächst gegen die Umstellung gewehrt hatten, nutzen JOIN heute, weil es auch ihnen Zeit spart. „Wenn es ihr Leben wirklich einfacher macht, gibt es nicht viele Gründe, es nicht zu nutzen”, sagt Josephine.

Mit Blick auf die Zukunft hat MARTENS & PRAHL ihr Setup bereits mit einer Outlook-Kalender-Integration erweitert, die einen reibungsloseren Ablauf zwischen der Terminplanung und den bestehenden Tools ermöglicht. Der wichtigere Grund zu bleiben ist jedoch die Beziehung zum JOIN-Team. „Das Team bei JOIN hört wirklich zu. Man kann sagen: ‚Diese Funktion wäre toll’, und jemand arbeitet tatsächlich daran. Das ist uns wichtig.”

„Zentral, benutzerfreundlich, übersichtlich und zeitsparend.”

Josephine Stresius

Recruiter at MARTENS & PRAHL Gruppe

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