Comment JOIN aide Fertilly à économiser plus de 6 heures par semaine

Le défi

Trop de plateformes entraînaient une perte de temps considérable

Lorsque Francesca a rejoint Fertilly, elle a été chargée de reprendre les activités de recrutement de l’entreprise. Forte de son expérience dans la gestion de plusieurs cliniques de fertilité, elle savait à quel point il était difficile de gérer un grand nombre de candidatures.

L’équipe Fertilly et Francesca utilisaient trop de canaux. Elle recevait des candidatures par e-mail, mais devait également consulter séparément chaque portail d’emploi. Chaque job board fonctionnait légèrement différemment et nécessitait des actions spécifiques pour gérer les candidatures et communiquer avec les candidat·e·s. C’était le principal problème à résoudre pour gagner en efficacité.

Comme de nombreux professionnels de santé n’utilisent pas les grands réseaux généralistes comme LinkedIn ou XING, elle devait recourir à de nombreux job boards spécialisés afin de cibler les bons profils.

Tout cela rendait difficile la mise en place d’un workflow organisé, car elle devait surveiller simultanément de nombreuses boîtes de réception. À cela s’ajoutait la difficulté liée aux profils recherchés pour Fertilly.

Ils cherchaient principalement des profils en Sales et Customer Care, et Francesca a rapidement constaté que, ces domaines étant très larges, les candidat·e·s présentaient des compétences et des expériences très variées. Résultat : trop de temps perdu à trier, disqualifier et refuser des candidatures inadaptées.

Les principaux points de friction pour Francesca étaient :

• Devoir utiliser différents portails, notamment spécialisés, pour attirer des talents
• Trier, sélectionner et communiquer avec les candidat·e·s séparément sur chacun de ces portails
• Perdre beaucoup de temps à cause de l’afflux important de profils non qualifiés

Pour y remédier, Francesca avait besoin d’un outil simple d’utilisation lui permettant de centraliser toutes les candidatures et la communication avec les candidat·e·s. Et plus il y aurait d’options d’automatisation, mieux ce serait.

C’est là que JOIN est intervenu. Comme l’explique Francesca :

« Quand j’ai découvert JOIN, j’ai tout de suite vu à quel point il était utile d’avoir tout sur un seul canal. Je peux simplement parcourir les candidatures et analyser les profils. Si je les refuse, ils reçoivent un message automatique, donc je n’ai pas besoin d’écrire un e-mail à chacun·e. Si j’accepte des candidat·e·s, ils se retrouvent dans mon canal “qualifié”, que je peux facilement trier et réexaminer. C’est beaucoup, beaucoup plus simple que de tout gérer depuis ma boîte e-mail. »

Francesca Sacchi

Teamlead Patient Care Italy & France

La solution

Fertilly a utilisé JOIN pour créer un workflow plus fluide, efficace et davantage automatisé

Pour développer ses équipes Sales et Customer Care, Fertilly devait utiliser plusieurs job boards spécialisés et republier certaines offres à plusieurs reprises. Francesca a donc réalisé des tests A/B sur différentes versions des titres d’annonces afin d’attirer plus de talents et des profils mieux qualifiés.

Dès que des candidat·e·s postulaient, Francesca collaborait avec les hiring managers concernés chez Fertilly pour prendre rapidement une décision. Elle explique :

« Pour recruter, la rapidité est essentielle. On le voit chez les candidat·e·s, ils apprécient vraiment une réponse immédiate et rapide. Cela fait bonne impression, et le taux de conversion est plus élevé quand on va vite. »

Voici comment le logiciel d’attraction de talents de JOIN a aidé Francesca et Fertilly à optimiser leur processus pour recruter plus rapidement :

Toutes les candidatures dans un outil centralisé

Grâce à JOIN, Fertilly a pu gérer toutes les candidatures entrantes au sein d’un seul et même outil. Au lieu de passer constamment d’un job board à l’autre pour vérifier les nouvelles candidatures, tout était désormais centralisé dans JOIN.

Même lorsqu’un job board de niche très spécialisé ne faisait pas encore partie des partenaires JOIN, Francesca a trouvé une solution. Son conseil :

« Un autre conseil : par exemple, nous recherchions des psychologues et, pour ce type de profession, il existe des portails d’emploi très spécifiques. J’ai donc publié les offres sur ces portails spécialisés, mais j’ai demandé aux candidat·e·s de postuler via le lien JOIN indiqué dans la description. Ainsi, toutes les candidatures arrivaient dans JOIN. Cela a été très efficace. »

Cela a rendu le workflow de Francesca plus efficace et plus facile à gérer, lui faisant gagner beaucoup de temps. Elle estime économiser désormais six heures par semaine simplement en utilisant JOIN.

Communication simplifiée et collaboration interne

Recevoir des candidatures n’est qu’une partie du processus. Il faut ensuite les analyser, collaborer en interne pour prendre une décision, puis communiquer le résultat aux candidat·e·s.

Avec JOIN, Fertilly peut effectuer toutes ces étapes dans le même outil. Francesca collabore actuellement avec quatre autres membres de l’équipe dans JOIN. Lorsqu’elle souhaite discuter d’une candidature, elle identifie simplement le ou la collègue concerné·e dans le champ de commentaire, qui reçoit alors une notification.

Auparavant, les candidatures étaient réparties sur plusieurs portails, et Francesca devait les consulter séparément puis en discuter via un autre outil interne. Désormais, tout est centralisé dans JOIN.

Une fois la décision prise, Francesca peut immédiatement envoyer un e-mail de suivi au ou à la candidat·e. Grâce aux messages automatisés, elle peut même refuser des candidatures en un seul clic.

Comment Fertilly recrute avec JOIN ?

Le processus de recrutement de Fertilly a été optimisé avec JOIN et même conçu autour de JOIN. C’est le seul outil de recrutement utilisé par Fertilly, car, selon Francesca, « les avantages de JOIN sont tout simplement trop importants ».

À quoi ressemble le processus de recrutement chez Fertilly aujourd’hui ?

Étape 1 : Définir le poste à pourvoir et désigner un·e hiring manager

Étape 2 : Créer l’offre d’emploi dans l’éditeur d’annonces JOIN

Étape 3 : Diffuser l’annonce via JOIN sur différents job boards

Étape 4 : Publier la même annonce sur d’autres job boards de niche pertinents en insérant le lien de candidature JOIN

Étape 5 : Suivre les candidatures dans JOIN

Étape 6 : Analyser les profils et collaborer avec les parties prenantes internes si nécessaire

Étape 7 : Contacter le ou la candidat·e via JOIN, en utilisant des messages automatisés pour les refus

Étape 8 : Planifier l’entretien avec le ou la candidat·e