Wie Automatisierung Ihren Recruiting-Prozess verbessern kann [Tipps und Tricks]

Recruiting-Automatisierung ist der Prozess, bestimmte Aufgaben und Schritte in Ihrem Einstellungsprozess zu automatisieren. Und genau das kann die Lösung für Ihre Probleme sein!

Entdecken Sie in diesem Artikel:

Was ist Recruiting-Automatisierung?

Recruiting-Automatisierung bezieht sich auf die teilweise oder vollständige Automatisierung bestimmter Teile Ihrer Recruiting- und Einstellungsprozesse. Durch den Einsatz technologischer Lösungen, wie von künstlicher Intelligenz (KI) angetriebenen Tools und Software, können Recruiter:innen ihre Workflows automatisieren. Das bedeutet weniger manuelle (zeitintensive) Recruiting-Aufgaben für Sie und mehr Zeit für das, was wirklich zählt – wie die Verbindung zu Kandidat:innen.

Wie ein automatisierter Recruiting-Prozess Ihrem Unternehmen nützen kann

Recruiting-Automatisierung kann Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.

Besonders in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, wo die HR-Abteilung aus ein paar Personen (oder vielleicht sogar nur aus Ihnen) besteht, kann die Automatisierung Ihres Recruiting-Prozesses Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern verschaffen.

Hier sind 3 Hauptbereiche, in denen automatisiertes Recruiting Ihrem Unternehmen nützen kann:

1. Sparen Sie Zeit (auf mehrere Arten)

Recruiting-Automatisierung eliminiert repetitive und zeitaufwendige Aufgaben, wie das Durchsehen von Lebensläufen oder das Planen von Interviews.

Das befreit wertvolle Zeit für Recruiter:innen, um sich auf andere Aspekte ihrer Talentgewinnungsstrategien zu konzentrieren, wie den Aufbau von Beziehungen und die Bewertung der Passgenauigkeit von Kandidat:innen.

Und wenn Ihr HR-Team klein ist (besonders wenn Sie ein Ein-Personen-Team sind, das ohne HR-Abteilung einstellt!), bedeutet das, dass Sie mehr Zeit für Nicht-Recruiting-Aufgaben haben, wie das Erstellen von Einarbeitungsplänen oder die Arbeit an Ihrer Arbeitgebermarke.

2. Verbessern Sie die Quality of Hire (Qualität Ihrer Einstellungen)

Punkt 1 oben bezieht sich hauptsächlich auf die Geschwindigkeit des Recruiting-Prozesses, aber eine Recruiting-Automatisierungssoftware hilft auch, die Genauigkeit Ihres Prozesses zu verbessern.

Einer der Hauptvorteile des automatisierten Recruitings ist die Fähigkeit, Lebensläufe und Bewerbungen zu screenen, um die am besten qualifizierten Kandidat:innen zu identifizieren.

Das reduziert nicht nur die Zeit Ihres Screening-Prozesses, sondern Automatisierung verringert auch das Potenzial für menschliche Fehler und Vorurteile.

Und mit dem Fokus vieler Unternehmen auf Diversität, Gleichstellung und Inklusion (DEI) (siehe auch unseren Artikel zu Recruiting-Trends für 2024) ist dies jetzt wichtiger denn je.

Durch die Nutzung objektiver Kriterien und standardisierter Kandidaten-Assessments (wie in unserem Tool JOIN angeboten) stellen automatisierte Systeme sicher, dass jede:r Kandidat:in konsistent bewertet wird, was faire und unparteiische Entscheidungsfindung fördert.

Das führt letztendlich zu besseren Einstellungsentscheidungen und somit zu einer verbesserten Qualität der Einstellungen.

3. Treffen Sie intelligentere und datengesteuerte Entscheidungen

Recruiting-Automatisierungssoftware sammelt und analysiert Daten während des gesamten Recruiting-Prozesses, natürlich ganz nach der DSGVO.

Diese Daten bieten wertvolle Einblicke in die Wirksamkeit verschiedener Beschaffungskanäle, Kandidaten-Pipelines und Interviewprozesse. Durch die Nutzung dieser Einblicke können Recruiter:innen informierte Entscheidungen treffen, um ihre zukünftigen Einstellungsbemühungen zu verbessern.

Zum Beispiel gibt es viele spezialisierte Jobbörsen, die sich auf bestimmte Standorte, Branchen und Berufsrollen konzentrieren. Sie können ein:e Expert:in für Talentakquise sein, aber wenn Sie einige dieser Börsen nicht kennen, könnten Sie hervorragende Möglichkeiten zur Talentgewinnung verpassen.

Glücklicherweise kann ein Tool zur Recruiting-Automatisierung (wie JOIN) dabei helfen. Es empfiehlt Ihnen automatisch Jobbörsen basierend auf Ihrem Standort, Ihrer Stellenausschreibung und Ihrem Unternehmenstyp.

Sind Sie ein Start-up in Berlin? Wir empfehlen Berlin Startup Jobs.

Suchen Sie nach einem Designer? Wir empfehlen Dribbble.

Ähnlich können Empfehlungen zur Bewerbung von Stellenanzeigen weiter personalisiert werden, basierend auf Ihrem Recruiting-Budget und der bisherigen Leistung Ihrer Stellenanzeigen.

Mit Automatisierungssoftware können Sie viel leichter und effizienter datengesteuerte Recruiting-Lösungen treffen.

So beschleunigen Sie Ihren Prozess mit Recruiting-Automatisierung (in 7 Schritten)

Die Automatisierung des Recruiting-Prozesses beinhaltet den Einsatz von Technologie und Werkzeugen, um verschiedene Stadien zu optimieren, von der Kandidatensuche bis zur Einarbeitung.

Lassen Sie uns jedes Stadium betrachten und sehen, wie man diese Prozesse effektiv automatisieren kann.

1. Erstellen von Stellenanzeige

Sobald Sie einen Einstellungsbedarf identifiziert haben und beschlossen haben, eine Position in Ihrem Unternehmen auszuschreiben, ist es Zeit, eine Stellenanzeige zu erstellen.

Das bedeutete immer, ziemlich viel Recherche zu betreiben, um festzulegen, was hinsichtlich Erfahrung, Anforderungen und Fähigkeiten aufgelistet werden soll. Heutzutage können Sie künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um diesen Prozess zu beschleunigen!

Mit unserem intuitiven Stellenanzeigen-Ersteller (Job Ad Builder) können Sie in JOIN direkt eine KI-generierte Stellenanzeige verfassen. Die KI berücksichtigt dabei Ihre Unternehmensinformationen, die Sie im Account hinterlegt haben und personalisiert so Ihre Stellenanzeige.

2. Multi-Channel Recruiting

Wenn Sie nur planen, Ihre Stellenanzeige auf ein oder zwei Jobportalen zu veröffentlichen, müssen Sie den Prozess nicht wirklich automatisieren. Sie melden sich einfach auf der Jobseite an, erstellen Ihre Stellenanzeige, drücken auf Veröffentlichen und prüfen regelmäßig, ob Bewerbungen eingehen. Tatsächlich haben wir eine Reihe kurzer und einfacher Anleitungen zur Nutzung einiger der führenden Jobportale:

• Wie man eine Stelle auf LinkedIn veröffentlicht
• Wie man eine Stelle auf Indeed veröffentlicht
• Wie man eine Stelle auf Google for Jobs veröffentlicht

Aber was, wenn Sie Ihre Anzeige gleichzeitig auf all diesen Plattformen (und einem Dutzend weiteren) veröffentlichen möchten? Sich manuell für jede Seite anzumelden, jede Anzeige zu erstellen und dann regelmäßig jede Seite separat zu überprüfen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Stattdessen können Sie diesen Teil Ihres Recruiting-Prozesses durch das Multiposting von Stellenanzeigen automatisieren. Dies kann Ihre Bemühungen um die Kandidatensuche drastisch beschleunigen und Ihnen helfen, qualifizierte Kandidat:innen schneller zu gewinnen.

Dafür benötigen Sie eine Multiposting-Software. Kurz gesagt, ermöglicht Ihnen diese Software:

1. Eine Stellenanzeige einmal erstellen
2. Die Jobbörsen auswählen, auf denen Sie sie veröffentlichen möchten
3. Ihre Anzeige mit einem Klick auf all diesen Seiten veröffentlichen
4. Bewerbungen aus allen Seiten innerhalb desselben Tools erhalten

Glücklicherweise gibt es viele kostenlose Softwarelösungen. Und in den meisten Fällen, wie bei JOIN’s kostenloser Recruiting-Software, ist Multiposting nur eine von vielen Automatisierungsfunktionen, die im Tool enthalten sind.

3. Lebenslauf-Screening und Bewerbungsmanagement

Mit dem richtigen Automatisierungstool für das Einstellen können Sie auch das Screening von Kandidat:innen und das Management eingehender Bewerbungen leicht optimieren.

Früher würden Sie alle Ihre Bewerbungen über verschiedene Jobbörsen-Eingänge und Kanäle erhalten, nach denen Sie manuell alle Bewerbungen und Lebensläufe überprüfen müssten, um die besten Kandidat:innen auszuwählen.

Recruiting-Automatisierungssoftware kann Lebensläufe parsen, Kandidatendaten speichern und Bewerbungen automatisch anhand vordefinierter Kriterien screenen. Zum Beispiel können Sie Ihrem Bewerbungsformular Screening-Fragen hinzufügen.

Mit einigen Tools können Sie sogar Ausschluss-Screening-Fragen hinzufügen.

Abhängig von der Antwort eines Bewerbers wird Ihre Softwarelösung automatisch eine Ablehnung senden. Das spart Ihnen viel Zeit, die Sie für die Kommunikation mit Kandidat:innen aufwenden würden.

Sie können auch zusätzliche Funktionen wie die Erstellung von Talentpools nutzen, um Bewerberdaten für spätere Stellenausschreibungen, die möglicherweise besser geeignet sind, zu speichern.

Viele Recruiter:innen und Hiring Manager:innen verwenden eien Applicant-Tracking-Software für diese Screening- und Bewerbungsmanagement-Funktionen. Durch den Einsatz eines ATS können Recruiter:innen den anfänglichen Sortierprozess vereinfachen und qualifizierte Kandidat:innen effizienter identifizieren.

4. Recruiting-Automatisierung während des Interviewprozesses

Jetzt sind Sie bereit, Ihre (hoffentlich) qualifizierten Kandidat:innen zu interviewen. Und das bedeutet, Menschen zu treffen und sie persönlich zu interviewen. Obwohl KI diesen Teil des Prozesses (noch) nicht übernehmen kann, können einige Lösungen für Recruiting-Automatisierung Ihnen dennoch helfen, potenzielle Kandidat:innen besser zu erreichen und zu bewerten.

Zum Beispiel wissen die meisten Hiring Manager:innen, wie die Koordination von Interviews eine logistische Herausforderung sein kann. Automatisierte Interviewplanungssoftware kann sich mit den Kalendern von Recruiter:innen und der Verfügbarkeit von Kandidat:innen integrieren, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und Erinnerungen versenden, um einen reibungslosen und effizienten Interviewprozess zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist ein häufiger Teil des Interviewprozesses eine Kandidatenbewertung. Eine Assessment-Software und KI-gesteuerte Tools können helfen, die Bewertung der Fähigkeiten und Qualifikationen von Kandidat:innen zu automatisieren. Diese Systeme können Bewertungen bewerten und Recruiter:innen wertvolle Einblicke geben, die ihnen helfen, informierte Entscheidungen über die Eignung von Kandidat:innen zu treffen.

Ebenso verfügen viele Softwarelösungen für Recruiting-Automatisierung über integrierte, anpassbare Scorecard-Vorlagen, die Sie auf die Rolle, für die Sie einstellen, zuschneiden können. Nicht nur wird das Ihren Prozess beschleunigen, sondern die Verwendung von Bewertungsbögen zur Beurteilung von Kandidat:innen verringert auch potenzielle Voreingenommenheit in Ihren Einstellungsentscheidungen.

5. Hintergrundüberprüfungen und Referenzen

Für einige Rollen, wie die Arbeit mit Kindern, ist es wichtig, dass Sie eine gründliche Hintergrundüberprüfung durchführen.

Automatisierung vereinfacht den Prozess der Hintergrundüberprüfung, indem sie sich mit Diensten von Drittanbietern für die Verifizierung integriert. Sie vereinfacht die Sammlung von Referenzen und anderer erforderlicher Dokumentation und reduziert den manuellen Aufwand.

Tools wie Checkr und Accurate bieten umfassende Lösungen für Hintergrundüberprüfungen, die nahtlos in Ihren Recruiting-Prozess integriert werden können.

6. Angebotsbriefe und Einarbeitung

Sobald Sie bereit sind, den Deal abzuschließen, ist es Zeit, einen Angebotsbrief zu versenden und – wenn akzeptiert – mit Ihrem Einarbeitungsprozess zu beginnen.

Recruiting-Automatisierung kann die letzten Phasen der Einstellung beschleunigen, indem sie Angebotsbriefe, Verträge und andere notwendige Dokumentation generiert.

Software für die Mitarbeiter-Einarbeitung kann weiterhin die Einreichung von Dokumenten, Compliance-Überprüfungen und sogar Online-Trainingsmodule für neue Mitarbeiter:innen erleichtern.

7. Analytik und Berichterstattung

Automatisierte Berichtswerkzeuge bieten wertvolle Einblicke in Recruiting-KPIs und Metriken wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Kanaleffektivität.

Diese datengesteuerten Analysen helfen Organisationen, informierte Entscheidungen zu treffen und ihre Recruiting-Strategien kontinuierlich zu verbessern.

Durch die Nutzung dieser Tools und die Automatisierung verschiedener Stadien des Recruiting-Prozesses können Sie die Effizienz steigern, Zeit sparen und letztendlich Ihre Recruiting-Ergebnisse verbessern.

Loslegen mit Recruiting-Automatisierung

Wenn die oben genannten Punkte für Ihr Unternehmen nützlich klingen und Sie der Meinung sind, dass Sie die Recruiting-Automatisierung ausprobieren möchten, dann ist es an der Zeit, mit der Automatisierung Ihres eigenen Recruiting-Prozesses zu beginnen.

Glücklicherweise können Sie sofort beginnen, ohne dass eine umfangreiche Einrichtung erforderlich ist. Mit JOIN können Sie in weniger als 5 Minuten loslegen. Und da wir ein Freemium-Produkt anbieten, können Sie die meisten Recruiting-Automatisierungsfunktionen von JOIN völlig kostenlos nutzen! So funktioniert es:

1. Melden Sie sich kostenlos an
2. Schreiben Sie eine großartige (KI-gestützte) Stellenanzeige
3. Multiposten Sie Ihre Anzeige auf 15+ kostenlosen und/oder 250+ Premium-Jobbörsen
4. Sammeln und überprüfen Sie Bewerbungen zu Ihren Anzeigen auf einem benutzerfreundlichen Dashboard
5. Profitieren Sie von einer Vielzahl anderer Automatisierungsfunktionen, wie Interviewplanung und Kandidatenbewertungen

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Weitere Tipps zur Recruiting-Automatisierung

Sobald Sie die Vorteile der Recruiting-Automatisierung sehen, können Sie leicht mitgerissen werden. Ein guter Rat ist jedoch, sich zu mäßigen und Ihre Änderungen zu dokumentieren. So haben Sie immer einen vollständigen Überblick über Ihren aktuellen Recruiting-Prozess, falls Sie ihn benötigen.

Und wenn Sie feststellen, dass eine Änderung für Sie nicht funktioniert, können Sie leicht einen Schritt zurückgehen und einen anderen Automatisierungsansatz ausprobieren!

Denken Sie auch daran, dass Ihre Softwarelösung am besten funktioniert, wenn Sie einen soliden Plan dafür haben. Zum Beispiel kann ein ATS zwar sicherlich dazu beitragen, die Diversität in Ihrem Team zu erhöhen, aber Sie müssen Ihr aktuelles Team verstehen und wissen, was Sie kulturell hinzufügen können.

Wenn Sie dies lesen und nun feststellen, dass Ihr Einstellungsprozess noch ein wenig Arbeit gebrauchen könnte, haben Sie Glück. Wir haben eine Menge Ratschläge in unserem Recruiting- und HR-Blog!